正しく、わかりやすく伝える技術　ビジネス文書の書き方

Summary

本動画では、ビジネスでの正確でわかりやすいコミュニケーション技術について解説しています。特に報告書や会話で事実と意見を混同しがちな問題に焦点を当て、その区別方法と重要性を説明します。例えば、顧客とのトラブル報告の際に、事実をまず伝え、その後で個人的な意見を述べることで、論理的に整理された報告ができます。また、意見を述べる際には根拠を明確にし、事実を伝えるときは証拠を添付することが有効であると指摘しています。これらのコミュニケーションのコツを実践することで、報告書や会話がスムーズになり、相手に正確に意思が伝わるようになります。

Takeaways

• 😀 事実と意見を分けて伝えることがビジネスコミュニケーションの鍵です。
• 💡 事実と意見を混同すると報告やレポートが分かりにくくなります。
• 📈 事実は明確であり、正しいか間違っているかがはっきりします。
• 📝 意見を述べるときは、その根拠を明示することが重要です。
• 🔍 ビジネスでは、意見を述べる際に具体的な証拠やデータを添付することが信頼性を高めます。
• 🛠️ 事実を誤って報告すると、説得力が失われます。そのため、証拠と共に正しい情報を伝えることが大切です。
• 🤔 例えば「この財布は1万円ですごく安かった」という文章は、事実と意見が混在しています。
• 👨‍💼 顧客トラブル報告の際には、事実と意見を分けて伝えることで状況を明確に説明できます。
• 🏷️ 事実には根拠を提示することで信頼性を持たせましょう（例: レシートや見積もり）。
• 👍 より論理的に伝えるためには、事実と意見をしっかりと区別し、詳細に説明することを心がけましょう。

Q & A

レポートを書く際に事実と意見を混同しないようにするにはどうすればいいですか？

事実と意見を明確に分けて伝えることが重要です。例えば、「財布の値段は1万円でした」と事実を述べ、個人的な意見を「前回は2万円だったので安かったです」と根拠を添えて述べます。

ビジネスレポートで論理的な文章を書くためにはどのようなアプローチをとるべきですか？

事実を正確に伝え、個人的な意見を述べるときはその根拠を示すことです。また、論理的な構造を持ち、事象の流れを明確に説明することが大切です。

顧客とのトラブルを報告する際に、どのように事実と意見を分けるべきですか？

事実として「お客様から警告ランプが点滅する症状の電話がありました」と報告し、意見として「おそらくまるまるの部品を交換すれば問題ないだろう」と述べ、その根拠を明確にします。

報告書やレポートをよりわかりやすくするには、どのようなテクニックを用いることができますか？

事実と意見をはっきり分け、それぞれの部分を論理的に繋げることです。また、数字やデータ、具体例を用いて説明をサポートすると効果的です。

ビジネスコミュニケーションにおいて、意見を伝える際の重要なポイントは何ですか？

意見を伝えるときは、その根拠を明確に示すことです。例えば、「Aの機械がBより良い」と意見を述べるなら、「Aの方が安くて性能が良いから」という具体的な根拠を示します。

報告書で事実を伝える際には、どのような証拠を提示するべきですか？

購入価格を報告する際にはレシートのコピー、保守点検の結果を報告する際には現場の写真や顧客の署名などの物理的な証拠を提示することが良いでしょう。

ビジネスレポートで論理的ではないと思われる文章を避けるためには、どのようなアプローチをとるべきですか？

事実と意見を混同せず、それぞれの部分をはっきりと分け、論理的な構造を持たせることです。また、個人的な意見を述べる際には、その根拠を明確に示すことで説得力を高めます。

顧客からのフィードバックを報告する際に、どのように事実と意見を分けるべきですか？

事実として「お客様は対応が早くて助かると述べました」と報告し、意見として「今回の対応が大きな問題にならないと思われます」と述べ、その根拠を「対応が迅速で、お客様は問題ないとのフィードバックをいただきました」として示します。

ビジネスレポートで意見を根拠づけるためには、どのような具体的な例を挙げることができますか？

機械の導入を提案する際には、「Aの機械が機能Xを持っているため、人件費を1人分削減できる」と具体的な機能とその恩恵を根拠として挙げることができます。

ビジネスコミュニケーションで効果的に伝えるためには、どのような注意点を意識するべきですか？

事実と意見を明確に分け、それぞれの根拠を示すことです。また、情報の正確性と、相手に伝えたいメッセージの明確さを意識するべきです。